Alto CAC em SaaS: 5 Causas Ocultas e Como Corrigir

O custo de aquisição de clientes (CAC) nunca sai do radar dos líderes de SaaS. Ele dita limites e aponta oportunidades. Os gráficos de investimento não mentem: quando o CAC dispara, a margem some, a pressão cresce e o crescimento tranca. E, muitas vezes, os motivos parecem óbvios: falta de leads, time despreparado, concorrência mais agressiva. Mas há causas menos visíveis, escondidas na rotina, que drenam dinheiro silenciosamente. São pontos que não aparecem nos relatórios semanais, mas fazem toda diferença nos resultados do trimestre.

Vamos olhar para elas. As “pedrinhas no sapato” que elevam o CAC sem que ninguém perceba tão rápido. E para cada uma, boas ideias para mudar o jogo – sem depender só de mais verba.

Os números falam alto

Antes, um pouco de chão-firme: segundo dados da CeaSeo, o CAC médio para SaaS B2B no Brasil chega a US$ 205 (canais orgânicos) e US$ 341 (canais inorgânicos). E levantamento da Affmu mostra que 53% das empresas já gastam mais de US$ 1,2 milhão/ano em SaaS, e, impressionante, 59% admitem ter assinaturas não usadas. Isso reflete uma cultura onde gastar mais não traz resposta garantida. Ao invés de despejar dinheiro em anúncios ou contratações, faz sentido olhar onde o esforço se perde no caminho.

São esses vazamentos, quase sempre invisíveis, que queremos tratar aqui.

1. desalinhamento entre canais internos e externos

Quando o time comercial interno fala uma língua e parceiros externos falam outra, há desencontro. Parece que trabalham juntos, mas não estão na mesma página. O marketing investe pesado em campanhas; representantes externos tentam converter leads sem conhecer o contexto, a persona ou a oferta ajustada. Pequenas falhas de comunicação viram barreiras.

Muitas vendas são “perdidas” no repasse do lead, não na negociação final.

Imagine a cena: o SDR qualifica o lead, faz todo o diagnóstico e passa para o parceiro externo. Faltam detalhes essenciais, o parceiro tenta contato com abordagem diferente, gera ruído e, no fim, o lead esfria. Se repetido dezenas de vezes, o CAC dispara.

Como diagnosticar o desalinhamento?

• Repare nas reuniões: quantos acordos ficam só na conversa?
• Leads caem em terrenos diferentes, com abordagens contraditórias.
• Taxa de conversão dos leads internos x externos difere muito, sem explicação clara.
• Surgem retrabalhos e atritos sobre status dos leads.

É sutil, mas o desalinhamento alimenta o CAC silenciosamente.

E formas de corrigir?

• Coloque regras simples de repasse. Breves checklists no envio de leads já reduzem ruído.
• Faça sessões mensais de alinhamento entre todos so envolvidos. Nada resolve mais do que ouvir os dois lados e ajustar em tempo real.
• Defina papéis claros: quem fala o quê, quando, através de qual canal.
• Não esqueça de usar práticas de compartilhamento de leads que realmente funcionam, é sempre um diferencial em canais com múltiplos atores.

Ordem, clareza e rotina de ajustes. O básico, mas feito direito. Parece modesto, porém turbina o retorno no que já existe antes mesmo de buscar mais leads.

2. ciclo de vendas fragmentado

Muitas empresas SaaS criam fluxos longos demais, com responsabilidades difusas. Tem o SDR, depois o parceiro, depois o executivo, depois o onboarding… Ou, por outro lado, o parceiro recebe o lead e faz tudo, do primeiro contato à entrega, mas sem acesso total às informações necessárias ou processos claros.

Quando cada etapa do ciclo de vendas segue roteiro diferente, fica difícil entender onde há gargalo.

No fim, clientes entram pelos mesmos canais, mas passam por jornadas muito distintas. O aprendizado coletivo se perde. Fica impossível saber se o ciclo está mais longo, mais caro, ou só mal dividido.

Diagnóstico na prática

• Conversões em excesso em algumas etapas e queda brusca noutras.
• SDRs relatam leads “perdidos no funil”.
• Clientes relatam experiências divergentes, dependendo de por onde entraram.
• O tempo entre lead e fechamento oscila muito, sem padrão claro.

Sinais assim indicam que o ciclo de vendas virou um mosaico, caro e incontrolável.

Como ajustar essa fragmentação?

1. Desenhe o ciclo completo, ponta a ponta, todo mês, junto dos envolvidos (nada de templates antigos apodrecendo no Google Drive).
2. Padronize etapas essenciais, mesmo que cada canal tenha nuances.
3. Implemente checkpoints: a cada nova fase, alguém “valida” e documenta o que foi feito.
4. Meça o ciclo por canal, não só o geral. Não raro, um dos canais arrasta os índices de todo o grupo.

Em empresas que cresceram rápido demais, refazer esse desenho, junto dos parceiros e dos times é o passo que reinventa o crescimento. E corta CAC onde ninguém pensa.

Vale lembrar dos benchmarks: segundo o SaaS Landscape, 43,6% das empresas brasileiras têm relação LTV/CAC superior a 5x, o que sugere ciclos bem amarrados e canais ajustados são diferenciais competitivos.

3. baixa integração entre sistemas (CRM e PRM)

Pouca coisa custa mais caro em SaaS do que informação duplicada ou desencontrada. Não parece grande coisa até você ver, na prática, leads sumindo, comissões erradas e oportunidades perdidas só porque os sistemas não “conversam”. Isso acontece direto: CRM de vendas de um lado, planilhas do outro, PRM por fora (quando tem). E erros ocasionalmente viram rotina.

Se uma informação fica escondida, a curva de aprendizado trava e a taxa de conversão despenca.

Além disso, dados da Affmu revelam que 59% das empresas já têm assinaturas SaaS subutilizadas, o que expõe lacunas na integração e na clareza de informação. A empresa não sofre só com gasto inútil. Sofre porque perde tempo conferindo, corrigindo, explicando e cada “perde tempo” significa CAC maior.

Como ver que a integração é baixa?

• Planilhas paralelas ao CRM. Sempre tem uma que ninguém olha direito.
• Erro frequente em comissões ou status dos leads. Os times precisam “lembrar” o que já foi feito.
• Todos pedem “me manda aquele relatório pra eu conferir no meu sistema”.
• Diferenças entre quantos leads entraram e quantos aparecem no relatório final.

Cada um desses sinais é um sintoma do CAC inflando sem ninguém notar.

O que pode ser feito?

• Priorize integrações nativas entre as plataformas mais usadas (CRM, PRM, ERP), sempre que possível.
• Avalie ferramentas que consolidam informações em dashboards comuns, mesmo que seja numa camada simples, do tipo “espelho”.
• Defina, para cada área, qual dado é fonte oficial. Acabe com o “duplicado”.
• Considere absorver boas práticas do gerenciamento de parceiros: muitas dores somem quando os fluxos conversam por padrão.

Integração não é só “economizar clique”. É tirar do caminho tudo que turva o real custo de aquisição.

4. falta de qualificação dos leads gerados por parceiros

Leads vindos de parceiros costumam ser tratados como “meio caminho andado”. Só que, se não passam por um filtro bem claro, viram armadilha. Às vezes, o parceiro traz volume, mas quase nada converte, e cada tentativa consome hora de vendas, às vezes horas do time de implantação, e a conta final ninguém quer ver.

Nem todo lead de canal é cliente em potencial. Mas todo lead ruim vira CAC alto.

Não raro, parceiros buscam bônus ou engajamento e repassam tudo, sem filtro. O time interno se perde tentando separar o joio do trigo e, enquanto isso, leads de qualidade real ficam de lado.

Identificando esse efeito

• A taxa de conversão dos leads de canal é bem menor do que dos originais do marketing.
• Os SDRs reclamam do tempo gasto em leads “sem perfil nenhum”.
• Parceiros trazem volume repentino, mas as vendas não acompanham.
• Retrabalhos: o mesmo lead vai e volta entre SDR e parceiro.

Tudo isso indica um ponto cego: a qualidade dos leads é baixíssima, mas ninguém está olhando para isso de verdade.

Melhores formas de resolver

• Construa (colaborativamente) junto dos parceiros, não só internamente, o perfil de lead ideal. Use cases reais, não só teoria.
• Crie um formulário padronizado, simples, como “filtro de entrada”.
• Adote quick-checks: o time interno faz pequenas audiências semanais para debater casos ruins e ajustar critérios.
• Entenda, junto do parceiro, que ele também ganha ao qualificar melhor. Práticas de sales enablement, como as reunidas neste guia, transformam o que parece detalhe em vendas reais.

E, claro, medir sempre: volume de leads, taxas de qualificação, e feedback dos times. O que não entra nos gráficos sempre escapa do controle.

5. erros na atribuição de receita e comissionamento

A última causa “oculta” é aquela que ninguém quer admitir em público: os erros (ou conflitos) de atribuição. Quando vários canais atuam juntos, vira disputa para ver quem “ganha o mérito” da venda. Isso não só contamina a cultura, como distorce o indicador de CAC.

Quem não mede direito, investe errado. Simples assim.

Quase sempre, o erro começa na definição do lead: ele veio de onde? De quem? Quantas mãos passaram antes? E há o clássico: contratos comissionados mal escritos, onde o valor pago não condiz com o esforço feito.

Resultados? Parceiros desmotivados, vendas repetidas contabilizadas e, no final, o CAC sobe artificialmente. Ou, pior: fica impossível saber onde investir mais, porque o histórico real se perde.

Como isso aparece no dia a dia?

• Disputas entre representantes e parceiros sobre “quem trouxe” o cliente.
• Inconsistência nos relatórios de receita atribuída. Os números mudam conforme o setor que emite o relatório.
• Desconfiança sobre os valores de comissão pagos.
• Ano após ano, os investimentos nos canais não mudam, mesmo que o resultado final piore.

Ajustes práticos para reverter

• Defina claramente as regras de atribuição: tempo, origem, participação, valor gerado. E coloque em contrato, não só em apresentação de onboarding.
• Automatize quanto possível o tracking dos leads (mas sempre com revisão manual opcional para casos excepcionais).
• Implemente dashboards abertos para todos os envolvidos acompanharem juntos. A transparência corta dúvida pela raiz.
• Relacione práticas de investimento inteligente, como as sugeridas no artigo sobre justificativa de investimento em PRM, mesmo quando o canal ainda é pequeno.

Erros de atribuição não só elevam o CAC. Eles cegam o negócio, jogam os times uns contra os outros e drenam energia de onde deveria haver soma.

Quando olhar só para CAC faz perder oportunidades

Pode soar estranho, mas o ajuste fino do CAC nem sempre depende apenas de gastar menos ou cobrar mais. Muitas vezes, passa por enxergar onde estão as tramas ocultas dos canais: desencontros, sobreposição, prejuízo invisível.

O segredo não está em aumentar a pressão. Está em olhar o que foi esquecido.

• Empresas que repensam os canais, e não só os orçamentos, mudam de patamar sem aumento de custo.
• Pequenas rotinas de alinhamento e revisão podem dar mais resultado que grandes campanhas.
• O entendimento preciso das métricas do funil, aliado a benchmarks de referência, como os que aparecem no Blog Nalk ou no Blog da PayPro Global, mostram que, muitas vezes, o churn e o CAC crescem de mãos dadas sem que o time perceba.

Construindo uma cultura de atenção e ação

No fim das contas, CAC alto é um sintoma. Os motivos, esses sim, vivem escondidos nos detalhes do dia a dia. Da próxima vez que um gráfico apresentar um pico estranho ou o orçamento parecer engolir mais do que deveria, talvez valha a pena começar a busca por aí: canais desalinhados, ciclos partidos, sistemas pouco integrados, leads mal filtrados, comissões imprecisas.

O caminho mais curto para baixar o CAC pode estar nos detalhes que ninguém quer enxergar.

O que funciona mesmo? Práticas simples. Escutar obsessivamente os times, redesenhar rotinas, medir o que importa (e não o que está mais fácil de medir). Ah, e nunca esquecer: crescimento saudável não é só vender mais, é vender melhor, e isso começa muito antes do CAC virar um problema grande demais.

Para quem busca expansão em SaaS sem entrar na rotina do gasto inútil, repensar esses pontos menos óbvios é tarefa de todo dia. Assim a empresa escalona, o time respira e os parceiros reconhecem, ninguém cresce sozinho apenas com mais verba.

Para quem quiser aprofundar ainda mais nessas práticas, vale conhecer também estas estratégias para escalar vendas B2B com canais de venda indiretos.