A Comunicação com Parceiros Está Inadequada? Veja 5 Sinais

Já percebeu aquela sensação incômoda depois de uma reunião com parceiros, aquela dúvida no ar de se todo mundo entendeu a mesma coisa? Ou recebe mensagens perguntando sobre pontos discutidos diversas vezes na semana anterior? Se isso soa familiar, talvez o canal de comunicação esteja revelando algumas falhas que passam despercebidas no dia a dia.

Entre rotinas apertadas, leads chegando, comissões para revisar e metas a entregar, a comunicação com parceiros costuma ser empurrada para um cenário “básico”: e-mails, mensagens rápidas, ligações pontuais. Mas a verdade é que isso abre caminho para ruídos, mal-entendidos e frustrações mútuas, corroendo a confiança e afetando resultados. Entender os sinais dessas falhas é o primeiro passo para evitar prejuízos, retrabalhos e desgaste nas relações.

“A clareza evita retrabalho.”

Aqui estão 5 sinais claros de que a comunicação com seus parceiros pode estar inadequada e o que fazer para mudar esse cenário antes que gastos e conflitos aumentem.

O perigo silencioso dos ruídos de informação

Imagine o seguinte: após semanas de negociação, você e o parceiro concordaram em uma nova política de comissionamento. Tudo ficou escrito, mas, por algum motivo, semanas depois o parceiro aparece surpreso ao ver um valor diferente cair na conta. O que houve? Ruído de informação.

Ruídos acontecem quando a mensagem enviada não é recebida, entendida ou lembrada como deveria. Às vezes, é só uma questão de timing. Outras, de excesso de canais. O clássico: mensagem no Slack, dúvida por WhatsApp, planilha por e-mail. Rapidinho, alguém se perde e ninguém sabe ao certo quem confirmou o quê.

Segundo especialistas do Moskit CRM, essas falhas vêm de mensagens pouco claras, interpretações erradas, linguagem inadequada ou simplesmente ausência de alinhamento. Não é raro, especialmente quando a parceria cresce e entra em outra fase.

Como identificar ruídos de informação?

• Dúvidas recorrentes: Se parceiros costumam perguntar sobre detalhes já alinhados, suspeite de ruídos.
• Repetições em reuniões: Quando, em reuniões, percebe-se a mesma dúvida sendo reapresentada, é sinal de falta de clareza.
• Decisões contestadas: Mudanças contestadas frequentemente indicam que a mensagem não ficou clara.

O que fazer?

Padronize os canais (documentos, comunicados, espaço para dúvidas). Centralizar informação auxilia os parceiros a resgatar históricos sem recorrer à memória ou achar prints antigos. Nem sempre é fácil, mas, organizar as informações e os leads por parceiro já gera mais clareza e transparência sobre o que está em andamento.

Sinal 1: mal-entendidos sobre regras e processos

Você já sentiu aquela frustração após explicar as regras do programa de parceria e, dias depois, perceber que cada um entendeu uma coisa? Talvez um parceiro ofertou um desconto que não deveria, ou alguém cadastrou leads fora do processo esperado. Esse é o prato cheio para conflitos, insatisfação e até perda de faturamento.

Segundo levantamento da Berlitz, falhas nas instruções e falta de clareza são erros comuns no ambiente de trabalho e, claro, entre parceiros comerciais não seria diferente. Quando cada um faz do seu jeito, a empresa e o canal perdem o controle rapidamente.

Por que isso acontece?

• Explicações genéricas, sem contextualizar o impacto prático das regras no dia a dia.
• Materiais desatualizados circulando entre os times.
• Falta de um ponto central de referência para tirar dúvidas.
• Mudanças frequentes feitas sem comunicação ampla.

Mais preocupante é perceber que pequenos deslizes viram motivo para cobranças cruzadas: um lado diz que não foi avisado, o outro afirma que informou. No final, a credibilidade do programa enfraquece e a confiança se abala.

Como minimizar mal-entendidos entre closers e parceiros?

1. Treinamento regular: Reforce regras principais periodicamente, nem que seja por e-mails resumidos ou vídeos rápidos.
2. Atualize sempre: Crie documentos “vivos”, facilmente editáveis, centralizados em um local acessível por todos.
3. Pergunte e ouça: Reserve espaços para feedback e sugestões, onde parceiros possam expor dúvidas e percepções, antes que os problemas cresçam.
4. Valide entendimento: Peça para que parceiros validem, com exemplos práticos, como entenderam o novo processo.

Isso ajuda a evitar aquela sensação chata de correr atrás do próprio rabo por erro de comunicação.

Entendimento claro poupa retrabalho para todos.

Com o crescimento do canal e mais parceiros envolvidos, investir em centralização, algo muito detalhado no guia de gestão e engajamento de parceiros, deixa tudo mais fluido.

Sinal 2: respostas lentas (quando esperar demais pode ser caro)

Ninguém gosta de esperar resposta quando uma oportunidade de negócio pode escapar em poucas horas. Mas, por distração ou excesso de plataformas, é comum que mensagens fiquem enterradas em caixas de e-mail ou aplicativos. Uma dúvida sobre lead fica parada. Um pedido de ajuste não recebe retorno. E quando o timing passa, o prejuízo pode ser real, tanto para o parceiro quanto para quem lidera o canal.

Uma pesquisa divulgada pela Salesforce aponta que 86% dos profissionais atribuem o fracasso em projetos à ausência de colaboração e comunicação ineficaz. Ou seja, mais do que incômodo, a lentidão custa caro.

Como perceber que as respostas demoram além do aceitável?

• Clientes reclamam que tiveram seu atendimento atrasado.
• Parceiros relatam que não conseguem avançar nos deals sem suporte.
• O ciclo de vendas se alonga e ninguém percebe onde foi o gargalo.

Por vezes, a troca de mensagens precisa de agilidade, mas o fluxo está emperrado. Isso afeta desempenho, engajamento do parceiro e pode até causar tensões que demoram a cicatrizar.

O que fazer para melhorar o tempo de resposta?

• Defina expectativas claras de SLA (tempo de resposta esperado) para cada canal.
• Padronize: Escolha onde tratar dúvidas urgentes e onde realizar atualizações estruturais. Isso minimiza dispersão.
• Pense em automações simples: Respostas automáticas, alertas e integrações entre ferramentas já podem ajudar. Veja dicas de integração de canais nesse artigo sobre quais sistemas conectar em canais de vendas.
• Não centralize em uma única pessoa: Divida a responsabilidade por responder entre mais de um ponto focal, principalmente durante períodos de férias, folgas ou picos de trabalho.

Pequenas respostas rápidas mantêm as engrenagens rodando sem atritos desnecessários.

Sinal 3: desalinhamento de expectativas (e as pequenas crises que surgem daí)

Parece bobo, mas desalinhamento acontece nos detalhes do cotidiano. Enquanto um parceiro espera um tipo de suporte, o time interno entende de outra forma. O canal aguarda exclusividade, a empresa considera a parceria não-exclusiva. Resultado? Reclamações crescem, insatisfação aparece disfarçada e, quando menos esperado, aquela parceria promissora fica morna.

Desalinhamento de expectativas é traiçoeiro justamente por ser sutil. Não costuma gerar barulho na hora, mas vai acumulando pequenas mágoas e pode ganhar proporções maiores com o tempo.

Como identificar desalinhamento de expectativas?

• O parceiro cobra entregas não combinadas (ou que a empresa não pode suprir).
• Há desconfortos sobre exclusividade, acesso a materiais, foco dos leads ou distribuição de tarefas.
• Surgem discussões sobre prioridades “óbvias” que, na verdade, nunca foram discutidas abertamente.

Um caso frequente: o canal espera receber leads prontos para fechar, mas a empresa encaminha contatos ainda frios, esperando que o parceiro aqueça e conduza o processo. Se ninguém diz claramente o que espera do outro, a relação se desgasta aos poucos, quase imperceptível no começo.

Como corrigir desalinhamentos?

• Formalize compromissos: Coloque no papel o que é combinado, criando termo, contrato ou documento compartilhado, mesmo que informal, com prazos e responsabilidades.
• Revise expectativas periodicamente: Faça check-ins para ouvir a percepção do parceiro e alinhar mudanças, especialmente em ciclos de vendas longos.
• Detalhe exemplos práticos: Use casos reais (anônimos ou hipotéticos) para mostrar o que está dentro e fora do escopo.
• Considere canais de feedback anônimos: Às vezes, o parceiro só aponta desalinhamentos se sentir segurança para ser ouvido.

Se for possível e seguro, registre reuniões decisivas e compartilhe resumos escritos é um cuidado simples que salva de desconfortos futuros. Ter um modelo de melhores práticas em lead sharing também pode prevenir esses ruídos desde o início.

Sinal 4: baixo engajamento dos parceiros

Notou que os parceiros sumiram? As respostas diminuem, participação em iniciativas cai e entregas ficam raras. Esse afastamento pode ter várias causas, mas a comunicação embaçada geralmente está na raiz do problema.

A Agência Linking comenta sobre a importância do tom de voz e da consistência na comunicação. Mudanças bruscas, informações desencontradas ou mensagens genéricas minam o interesse dos parceiros, que passam a enxergar outras oportunidades mais atraentes ou confiáveis.

Como perceber o baixo engajamento?

• Participação apagada em treinamentos, webinars e iniciativas.
• Queda na frequência de reportes e atualizações vindos do parceiro.
• Proatividade reduzida para compartilhar feedback, desafios ou sugestões.
• Atrasos na entrega de relatórios, atualizações de status ou solicitações de suporte.

Engajamento é caminho de mão dupla. Se o canal recebe apenas cobranças, sem troca real, o interesse desaparece. Muitas vezes, basta uma mudança sutil na comunicação para reverter a situação, voltando a escutar e a reconhecer as contribuições do parceiro.

Como melhorar o engajamento?

• Mantenha canal aberto: Encoraje sugestões e compartilhe bastidores, aproximando o parceiro dos bastidores e das decisões.
• Reconheça publicamente: Pequenos reconhecimentos (menção em reuniões, e-mails, rankings) criam pertencimento.
• Personalize sua comunicação: Evite templates “friozinhos”, aposte em mensagens que considerem históricos, dificuldades e avanços de cada parceiro.
• Consistência no tom: Evite oscilar do formal para o informal sem aviso, isso causa estranheza.
• Crie espaços recorrentes de contato: Seja reuniões curtas, boletins mensais ou grupos colaborativos, a frequência constrói confiança.

Engajamento nasce do interesse mútuo, não da cobrança unilateral.

Sinal 5: gastos e retrabalho aumentando sem razão clara

Não é raro empresas presenciarem uma explosão de viagens, reuniões urgentes e tentativas de “resolver na conversa” o que não ficou bem alinhado nos e-mails. Custos aumentam sem correspondência no faturamento e, pior, o retrabalho é constante, leads chegam duplicados, comissões são revisadas várias vezes, parceiros pedem para revisar contratos e dúvidas antigas ressurgem todo mês.

José Roberto Marques lembra que o excesso de deslocamentos internos pode indicar problemas de comunicação: tecnologias já permitem alinhamentos eficientes sem viajar ou reunir toda semana. Se a empresa está girando em círculos entre reuniões e recados, vale pausar para entender se o canal de comunicação é parte do problema.

Como perceber se o retrabalho aponta para falhas na comunicação?

• Solicitações repetidas por e-mail, telefone e outros canais para resolver o mesmo tema.
• Divergências recorrentes sobre comissões, regras ou políticas de venda.
• Duplicidade de esforços, diferentes equipes trabalhando o mesmo lead sem saber.
• Reuniões “urgentes” para resolver dúvidas já respondidas anteriormente.

Como evitar este looping de custos e retrabalho?

• Centralize decisões e registros: Tenha um registro fácil de consultar de acordos, políticas, principais dúvidas.
• Invista em um fluxo estruturado de informações: Mapear quem responde o quê e padronizar processos de atualização pode poupar horas e custos extras.
• Use a tecnologia a favor: Soluções dedicadas para relacionamento entre canais desafogam caixas de entrada, reduzem deslocamentos e registram históricos.
• Capacite para autonomia: Parcerias mais maduras conseguem resolver 90% das questões com acesso autônomo aos dados. Deixe dúvidas realmente complexas para canais diretos de atendimento.

Esse tipo de ajuste é cultural, mas salva tempo e dinheiro. Reportar, registrar e compartilhar decisões diminui rodeios e reuniões desnecessárias.

Por que identificar falhas na comunicação é tão relevante?

Não é exagero: comunicação ruim enfraquece resultados, desmotiva times, espanta parceiros e ainda gera custos imprevistos. Olhando de fora, parece óbvio, mas a rotina encobre esses sinais. Segundo a pesquisa da Salesforce, a razão número um para o fracasso em projetos é justamente a comunicação ruim. Não se trata, então, só de simpatia ou gentileza, trata-se de sobreviver e crescer.

Como transformar a comunicação em uma verdadeira ponte?

A boa comunicação não é aquela que não tem erros, mas sim a que corrige rapidamente os próprios ruídos. Ninguém é perfeito. Às vezes, mensagens confusas vão acontecer. Mas o segredo está em detectar rápido e ajustar o que não funcionou, antes que o parceiro desanime ou o retrabalho exploda custos.

Pensando em ações objetivas para melhorar sua comunicação com parceiros, vale:

• Criar acordos de comunicação com prazos e fluxos para dúvidas e decisões.
• Registrar decisões importantes por escrito, seja por ata, e-mail ou documento compartilhado.
• Evitar mudanças sem avisar previamente, sempre que possível.
• Reforçar treinamento nas fases de onboarding e sempre que houver novidades relevantes.
• Padronizar canais: cada assunto deve ter um lugar próprio, seja operacional, comercial ou de suporte.

O que fazer quando perceber falhas frequentes?

Se você chegou até aqui e reconheceu pelo menos um destes sinais, não desanime. O ciclo se repete em diferentes setores, desde times de tecnologia até segmentos mais tradicionais, só muda o cenário.

A mudança começa com um pequeno passo: traga a comunicação para o centro da discussão. Inclua o tema em reuniões, peça feedback sincero, mostre interesse em ouvir de verdade. Reconheça o impacto das falhas não só no bolso, mas no relacionamento, confiança e engajamento. Olhar para dentro é o começo de qualquer mudança estrutural. Nem sempre é simples, nem sempre é rápido, mas sempre vale a pena.

Recapitulando: os 5 sinais mais comuns

• Ruídos de informação que geram perguntas repetidas e decisões contestadas.
• Mal-entendidos sobre regras, processos ou políticas comerciais.
• Respostas lentas, que atrasam deals e enfraquecem o ritmo do canal.
• Desalinhamento de expectativas, criando pequenas frustrações que corroem a relação ao longo do tempo.
• Gastos e retrabalho em alta, indícios claros de descuidos na comunicação cotidiana.

Se tornou rotina ler e-mails duplicados, reuniões “resolutivas” a cada semana e aquele sentimento de que ninguém fala a mesma língua… Talvez seja a hora de repensar o canal de comunicação com parceiros.

No fim, é sempre possível ajustar a rota. Planos que incluam documentação, canais padronizados, treinamento recorrente e escuta ativa oferecem espaço para construir relações duradouras, confiáveis e por que não? mais leves para todos os lados. Para quem lidera canais, administrar a comunicação é tão importante quanto vender ou negociar. Isso faz diferença nos resultados, mas principalmente no clima do time, no brilho dos olhos dos parceiros e até no tempo livre que sobra quando tudo está alinhado.

Para ver soluções e dicas mais profundas sobre a gestão de canais, não deixe de conferir o artigo sobre gestão ágil de parceiros e aumento de vendas B2B.

Comunicação eficaz não é luxo, é base. Toda parceria forte é construída sobre ela.