Como Adotar um PRM Sem Perder Foco nas Vendas?

No mundo das vendas via canais e parcerias, a promessa do PRM (Partner Relationship Management) sempre esbarra em uma questão: “Como implementar sem virar uma distração no dia a dia comercial?”. Essa pergunta é comum, e não só entre quem está pensando grande. Até pequenas empresas sentem o impacto.

Pensando nesse cenário, compartilho o que aprendi acompanhando implementações: do medo inicial às pequenas conquistas, há caminhos para adoção de um PRM que mantém os vendedores no trilho, conversando menos com planilhas e mais com clientes e parceiros.

Por que o PRM assusta alguns times comerciais

Time comercial precisa atuar rápido. O foco é fechar negócio. Quando se fala em “implantar um novo sistema”, um certo receio aparece e faz sentido.

• Medo do tempo perdido com cadastro manual
• Receio de ter que aprender uma nova ferramenta
• Preocupação com excesso de burocracia

“Se for só mais um sistema para preencher dados, ninguém vai usar.”

Esse pensamento já deve ter passado pela cabeça de algum gerente de vendas no seu círculo. O segredo, talvez, esteja em não moldar o processo ao sistema, mas sim, o sistema ao processo atual.

Os ganhos de adotar um PRM e o risco de olhar só para o software

O PRM é apresentado como solução para desorganização, cálculo errado de comissão, falta de engajamento de parceiros. Mas este tipo de software tem um desafio: não pode virar antagonista das atividades comerciais já rodando.

Segundo um levantamento recente da Market Research Intellect, o mercado global de PRM cresce ao redor de 12-15% ao ano. O porquê é evidente: empresas enxergam valor em estruturar canais, automatizar repasse de leads, controlar permissões. Só que: software bom não compensa processo ruim ou resistência do time.

Para não perder vendas ao adotar um PRM, é preciso garantir três coisas bem simples:

• Que o fluxo comercial não pare;
• Que a equipe entenda os benefícios práticos (não só teóricos);
• Que a ferramenta traga facilidade e não mais trabalho.

Parece óbvio? É. Mas a maioria dos projetos que emperram, emperram justamente por aí.

Barreiras clássicas que emperram a adoção

Pegue qualquer empresa que tentou implantar um PRM. Os tropeços são parecidos:

• Cresce o tempo em tarefas manuais: Mais planilhas, mais campos obrigatórios, menos venda.
• Leads duplicados ou perdidos: Falta estrutura para entrada dos leads por parceiro.
• Falta engajamento dos parceiros: Parceiros somem ou não usam o sistema.
• Equipes vendendo menos: O novo sistema começa a gerar atrito. Todo mundo sente.

Dados da McKinsey mostram: 70% dos projetos de transformação digital falham por resistência cultural e falta de clareza nos fluxos. Não é software. É gente.

Primeiros passos: top-down ou bottom-up?

Muitos acreditam que a liderança deve empurrar a mudança de cima. Outros preferem ouvir quem está no chão de fábrica, ou melhor, do telefone e do e-mail. Olha, ambos têm seu mérito. O dado que equilibra essa discussão é da Deloitte: 72% das empresas dizem que a maior barreira em projetos de sistemas é a ausência de patrocínio executivo.

Patrocínio de cima importa. Mas ouvir o time faz o projeto andar no tempo certo, evitando aquela sensação de “isso foi imposto e ninguém sabe por quê”.

Como alinhar adoção de PRM às vendas existentes

Quase sempre, vendedores já estão lidando com:

• Um CRM de vendas (às vezes adaptado, nem sempre ideal para canais)
• Planilhas isoladas para cálculo de comissões/otimização de forecast
• Troca de leads por WhatsApp, e-mail ou até ligação
• Sistemas caseiros para cadastro de parceiros

Entrar com PRM nesse meio não significa tirar tudo do ar de uma vez. Não precisa (nem deve) ser assim!

Integrando e não substituindo

Um PRM moderno pode e deve:

• Conectar-se ao CRM já utilizado, evitando retrabalho
• Importar históricos de parceiros e negócios, sem perda de informação
• Permitir que os vendedores usem a própria interface do PRM só para casos de uso real (por exemplo, quando o parceiro está envolvido no negócio)
• Automatizar notificações, cadastro e provas de performance

Menos abas abertas, menos janelas de chat. Só o que importa.

Se quiser um passo a passo mais detalhado sobre conectar o PRM aos principais sistemas da área comercial, veja as dicas de integração.

Automatização: de verdade, onde faz diferença?

É normal pensar em automação e imaginar grandes promessas. Mas na prática, automatizar uma tarefa de cada vez já muda muito o jogo.

Segundo um estudo da Oracle, 44% das empresas percebem retorno concreto sobre automação em menos de seis meses.

O que pode ser automatizado de imediato

1. Cadastro e qualificação de leads recebidos por parceiros
2. Distribuição automática de leads aos vendedores responsáveis
3. Envio de comunicados e atualizações personalizadas aos parceiros
4. Controle de permissões por perfil de acesso
5. Aprovação e cálculo de comissões com poucos cliques

Essas automações, quando bem ajustadas ao contexto, já retiram um peso enorme das costas dos vendedores e gerentes. É aquele tempo que se ganha para falar com o cliente, analisar oportunidades e fechar novos pedidos.

Workflows enxutos: do lead ao fechamento

Você já se perguntou quanto tempo seu time comercial perde em tarefas repetitivas? Mandar planilha pra um, atualizar status para outro, buscar uma informação no WhatsApp… Isso drena energia todo dia.

Workflows enxutos são, essencialmente, rotinas mapeadas para ir do recebimento do lead ao fechamento do negócio com o mínimo de etapas. E, especialmente, sem duplicar lançamentos entre CRM, PRM e planilhas.

Exemplo prático de workflow enxuto

1. O parceiro envia o lead em um formulário unificado (um link simples, customizável, sem precisar de senha pra pequenas ações);
2. O lead cai automaticamente para análise prévia de um vendedor e recebe status na mesma plataforma;
3. O vendedor analisa, aprova e já recebe os dados chaves pela plataforma (sem baixar planilhas);
4. Ao fechar o negócio, o sistema calcula a comissão e faz registro automático.

Menos cliques. Menos “pode ver se chegou?”.

Para direcionar a construção dos seus próprios fluxos, recomendo dar uma olhada também nas melhores práticas reunidas no artigo sobre gestão de parceiros para impulsionar vendas B2B.

Manter vendedores e closers focados no que importa

Um receio comum é que o vendedor passe a maior parte do tempo “alimentando” sistemas. Não faz sentido para quem vive de resultado.

E sabe o que trava a rotina mais do que sistemas? Falta de clareza no processo. Quando cada caso é uma exceção, qualquer ferramenta parece chata.

Por isso, algumas estratégias funcionam melhor do que outras:

• Registre apenas o necessário: Não precisa preencher dez campos de uma vez. Algumas plataformas permitem formulários adaptáveis conforme o workflow.
• Crie notificações objetivas: O vendedor só é alertado quando algo exige sua atenção (por exemplo, uma tarefa pendente ou um lead quente).
• Permissão ajustada ao perfil: Não exponha dados de comissão para todo mundo. Só quem deve ver, vê.
• Dashboards de acompanhamento fáceis: Vendedor enxerga só seu funil e desempenho, sem poluição visual.

Quando automatizar vale mesmo a pena?

Automação sempre traz algum ganho, mas é importante saber escolher o escopo e não tudo de uma vez.

Dados do relatório publicado pela Edelman indicam que 54% das PMEs brasileiras já investem em tecnologia de IA e automação buscando maior produtividade. Entre quem já usa, 94% vêem impacto positivo ou muito positivo, com ganhos médios acima de 40%.

Mas nada disso funciona sem clareza do que deve ser automatizado. Às vezes, automatiza-se tarefas pouco relevantes e mantém o caos nas realmente importantes.

Mexa no que mais rouba tempo, só depois pense no resto.

Pontos-chave para escolher o que automatizar

• Pergunte ao time quais tarefas mais repetidas existem (por exemplo, cadastro de leads, aviso para parceiro, cálculo de comissão)
• Comece pequeno: automatize um processo que cause impacto visível em pouco tempo
• Evite automação que obriga o vendedor a sair do fluxo comercial natural

Evite o erro de implantar com tudo pronto

Outro ponto sensível: querer lançar o PRM “tudo pronto”, com workflow completo, cadastro perfeito, todos os campos possíveis e imagináveis.

É tentador. Mas em quase todo projeto de PRM bem-sucedido, o segredo está em começar pequeno, com ciclos curtos de implantação e ajuste. A famosa abordagem “MVP” mas na prática, não só no PowerPoint.

Lembre-se também: integração entre PRM e vendas não é só tecnologia, é rotina real. Você pode ver mais sobre como organizar essa estrutura de leads e parceiros com insights práticos neste artigo sobre gestão de leads de parceiros.

Engajamento de parceiros faz diferença no sucesso

Não adianta ter o PRM dos sonhos se o parceiro não participa. E veja, engajamento aqui não significa obrigar. É eliminar ruídos: não pedir informação desnecessária, dar feedback rápido, mostrar resultado de verdade.

Empresas que conseguem engajar parceiros veem mais vendas, mais qualidade de leads e menos trabalho perdido. É um ciclo positivo. Aliás, se você busca exemplos de ação e resultado, pode conferir as estratégias para escalar vendas B2B via canais.

Como medir se o PRM está ajudando (ou atrapalhando)

Implantar um PRM não é processo linear. Às vezes parece ganhar dez pontos em velocidade, mas perde cinco em retrabalho porque um campo obrigatório trava a rotina. É assim que acontece… até acertar.

Métricas reais para acompanhar:

• Tempo do lead ao fechamento (antes e depois do PRM)
• Taxa de uso: o quanto do time e dos parceiros realmente usam a plataforma
• Número de retrabalhos (duplicidade, cadastro errado, dados faltando)
• Nível de satisfação do time (pesquisa rápida, semanal, perguntas diretas)

Testar, ouvir o time, ajustar e depois tentar outra vez. Só assim evolui.

Sistema bom é aquele que some do caminho e só aparece quando resolve um problema real.

Evite armadilhas na escolha do PRM

Às vezes a escolha cai sobre um sistema genérico, porque “já temos licença” ou “a TI consegue adaptar”. Só que nem sempre faz sentido.

• Ferramenta não adaptada tende a criar etapas extras para vender por canal
• Falta automatização: Tudo acaba na mão do vendedor, de novo
• Visibilidade ruim: Ninguém sabe direito o que está acontecendo no funil de parceiros

Vale olhar casos de empresas que escolheram PRM de verdade porque, mesmo com poucos parceiros, perceberam ganho em organização, automação e clareza (mais detalhes neste artigo sobre justificativa de investimento em PRM).

Dicas rápidas para implementar sem perder vendas

• Mapeie os processos atuais, comece automatizando o básico;
• Teste o PRM com um grupo pequeno antes de expandir;
• Treine gerentes e vendedores de maneira prática, usando exemplos do dia a dia;
• Interligue PRM a sistemas já usados, sem duplicar tarefas;
• Acompanhe os resultados e ajuste o fluxo conforme o feedback da equipe;
• Motive parceria mostrando retornos rápidos (menos cadastro, mais vendas registradas);
• Mantenha a liderança engajada e mostrando apoio constante;

Comece pelo simples. O resto amadurece com o tempo.

Onde tanto PRM faz diferença além da venda?

Pensar só na venda pode limitar a visão do PRM. A plataforma traz ganhos também em compliance, segurança da informação de parceiros, prevenção de fraudes e distribuição de receitas.

Imagine aquela situação em que, meses após fechar o negócio, o parceiro questiona o valor da comissão. Sem registro automatizado, qualquer conversa vira disputa. Com PRM, basta consultar os registros, acompanhar revisões e mantê-lo sempre informado. Garante segurança e tira o peso de discussões do time comercial.

Conclusão: quebre o medo, mantenha o foco

Adotar um PRM pode parecer uma virada enorme, mas não precisa ser. O segredo está em:

• Respeitar o jeito como o time já trabalha
• Incluir a equipe na escolha de automações e fluxos
• Implementar em ciclos, medindo resultado periódico
• Usar tecnologia como aliada da rotina, não como obstáculo

Assim, o PRM entra como reforço, mantendo canal e vendas lado a lado, sem sacrificar velocidade, visibilidade ou resultado.

Na dúvida, simplifique. Escolha processos que já funcionam, integre com o que seus vendedores já conhecem e, sempre, conte com o apoio dos parceiros para que todos cresçam juntos.