Desenvolver Plataforma Interna ou Adotar PRM? Veja os Prós e Contras

Empresas que operam com parceiros externos se deparam, invariavelmente, com a mesma dúvida: criar uma solução própria de gestão de parceiros ou apostar em uma plataforma PRM (Partner Relationship Management) já pronta? A escolha parece óbvia para alguns, mas a verdade é que cada caminho traz armadilhas, custos ocultos e aprendizados inesperados. Mais do que uma simples decisão tecnológica, é uma questão de estratégia, velocidade e foco no que realmente importa para o crescimento.

Quando a dúvida nasce: o cenário da gestão de parceiros

No início, talvez uma planilha resolva. Depois, um CRM de vendas adaptado, com algumas customizações. Mas logo a operação ganha escala e as limitações aparecem:

• Leads de vários parceiros se misturam
• Comissão é calculada manualmente (e, às vezes, com erros)
• Acompanhamento de performance vira um quebra-cabeça
• Segurança de dados passa a preocupar
• Times perdem tempo com retrabalho, dúvidas e integração de sistemas

Tudo isso consome a energia da operação e, principalmente, do time de TI, que vira suporte para demandas de todas as áreas.

Não é só sobre tecnologia. É sobre não travar o crescimento.

Decidir entre desenvolver um sistema próprio ou adotar um PRM envolve entender bem essas dores, onde elas podem crescer e, claro, os custos não tão visíveis à primeira vista.

Os bastidores do desenvolvimento interno

No papel, programar um sistema sob medida é tentador. A empresa pode definir todas as regras do negócio, integrar da forma que quiser, colocar a marca, os campos, o fluxo de aprovação. Parece perfeito.

• Controle absoluto: customização total, da interface às regras de negócio
• Adaptação máxima: qualquer detalhe, até o mais “exótico”, pode ser incluído
• Sem custos de licenciamento: a longo prazo, isso soa interessante

Só que, na prática, esse sonho costuma vir acompanhado de desafios que nem toda empresa, especialmente as que crescem rápido, consegue prever.

Tempo. Mais tempo. E tempo que ninguém calcula

No começo, tudo parece rápido. Talvez dois meses para um MVP? Quatro para a versão beta? Só que:

• O backlog explode com “ajustes urgentes” vindos das áreas usuárias
• Priorizar o PRM interno disputa espaço com bugs do produto principal
• Novas regras são criadas pelo time de parcerias toda semana
• Testar e integrar sistemas consome semanas e muito retrabalho

Para dar uma ideia, em várias empresas SaaS médias, projetos dessa natureza estendem-se por 6-18 meses até entrarem em produção. E, para que funcione de verdade, nunca terminam: são contínuos.

Quando a TI vira também uma software-house “dentro de casa”, tudo fica mais difícil de manter organizado.

Custos invisíveis: nem tudo é hora de programação

O que mais pesa não está na folha de pagamento. Está no tempo roubado do core business e no acúmulo de pequenas tarefas:

• Mapeamento e revisão dos processos com cada área envolvida
• Documentação funcional (geralmente negligenciada, mas essencial para futuras manutenções)
• Testes exaustivos (e, mesmo assim, bugs no ambiente de produção)
• Treinamento para novos usuários (que mudam, pedem alterações, esquecem fluxos)
• Gerenciamento contínuo de permissões e níveis de acesso

Isso sem falar das integrações com sistemas já existentes, como ERPs, CRMs e ferramentas de BI. Estudos do Enterprise Management Associates mostram que mais da metade das grandes empresas lida com pelo menos seis plataformas de gerenciamento diferentes (dados sobre fragmentação de ambiente corporativo).

Cada integração vira um novo mini-projeto. E cada atualização do sistema, um risco.

Manutenção e evolução: o custo de nunca acabar

Se o projeto começa hoje, em dois anos ele já envelheceu. Mudam as regras tributárias, surgem novas formas de repasse, adere-se a outro modelo de comissão… A plataforma interna precisa acompanhar. Só que isso exige:

• Equipe técnica dedicada, às vezes exclusiva
• Rotina de atualização, testes e rollbacks
• Risco de acúmulo de débitos técnicos difíceis de resolver depois
• Documentação detalhada, senão ninguém entende quem fez o quê daqui um ano

Uma vez escutei de um CTO:

Tudo começa com “é só um sisteminha”. Em pouco tempo, vira um Frankenstein difícil de atualizar sem medo de quebrar algo.

Riscos que nem sempre aparecem no radar

Segurança é um daqueles pontos que todo mundo admite ser prioridade, mas que, na prática, nem sempre recebe o foco devido na correria do dia a dia. A IBM aponta que 95% das violações de segurança vêm do fator humano (estudo sobre práticas seguras em ambientes de trabalho remoto). Se uma plataforma “caseira” não possui atualizações constantes contra novas ameaças, torna-se vulnerável rapidamente.

Outro risco: com rotatividade de equipe, o conhecimento sobre o sistema pode se perder facilmente, tornando futuras correções ou expansões muito lentas e caras.

Os benefícios (e as limitações) de adotar um PRM pronto

Plataformas PRM ganham espaço por serem “plug-and-play”, ou, ao menos, menos morosas para implementar do que um sistema feito do zero. Elas resolvem o básico de maneira rápida: cadastro de parceiros, divisão de leads, dashboards de performance, processos de comissionamento.

• Implementação rápida: em algumas semanas dá para rodar o essencial
• Funcionalidades testadas por centenas de empresas semelhantes
• Atualizações periódicas, correções de bugs e novas integrações feitas pelo fornecedor
• Suporte, fóruns de usuários, treinamentos prontos

Praticidade, sim. Mas com limites.

O PRM não é feito para “abraçar o mundo”, mas para gerenciar parceiros de maneira prática.

Ou seja, pode não resolver demandas muito específicas ou fluxos “não ortodoxos”. Algumas empresas, principalmente as que atuam em mercados muito regulados ou com processos bastante diferenciados, sentem falta de customização total. Ainda assim, para a maioria das operações, esse nem sempre é um impeditivo real.

Não à toa, um estudo da McKinsey mostrou que a adoção de plataformas digitais colaborativas pode acelerar entregas em até 25% (integração e ganhos em projetos de colaboração).

Manutenção, suporte e atualizações

Usar uma plataforma pronta significa esquecer o “peso” da manutenção técnica: o fornecedor lida com infraestrutura, backups, patch de segurança e tudo mais. Isso reduz a necessidade de times técnicos internos absorverem estas tarefas, liberando energia para o core business.

Com a popularização dessas soluções, empresas de todos os portes passaram a exigir integrações robustas com CRMs, ERPs, automação de marketing e plataformas de BI. Há guias detalhados, como este sobre como conectar PRMs a outros sistemas, que orientam na escolha e implantação.

O modelo SaaS (software como serviço) ainda traz a vantagem de todos estarem sempre na última versão, evitando problemas clássicos de versões antigas que já não se comunicam com outros sistemas.

Tempo para maturar e escalar

Implementar um PRM não é apertar um botão: precisa entender fluxos, parametrizar regras, migrar informações. Porém, ainda assim, o tempo para rodar é bem menor que em soluções próprias. Em média, empresas levam de 2 a 8 semanas para operacionalizar o básico de um PRM, enquanto desenvolvimentos internos raramente ficam prontos em menos de 6 meses (e, por vezes, passam anos em “modo beta”, nunca realmente acabando).

O tempo ganho se transforma em oportunidades: novos parceiros entram no programa, mais leads podem ser trabalhados, comissões são pagas sem atraso. O operacional passa a rodar sem o time precisar parar para “reaprender” tudo a cada novo funcionário.

Quem já precisou organizar leads por parceiro, sabe o impacto que um sistema pronto faz na rotina (dicas práticas para essa organização).

Segurança e conformidade: atualizações que acompanham a lei

Provedores de PRM costumam ser certificados, atualizam rotineiramente seus sistemas conforme exige a legislação e mantêm processos antifraude mais evoluídos do que a maioria dos times internos conseguiria criar do zero em pouco tempo. Considerando que 70% das organizações reportaram incidentes de segurança só em 2022 (dados sobre incidentes de segurança), contar com parceiros especialistas em proteção de dados faz diferença real.

Casos reais: o que empresas SaaS experimentaram nos dois caminhos

Muitos times de parcerias de SaaS trilharam tanto o caminho do desenvolvimento interno quanto o da adoção de um PRM pronto ao longo do tempo. Algumas histórias se repetem.

Desenvolvimento próprio: aprendizados dolorosos

Uma edtech média tentou rodar um PRM “caseiro”. A ideia era simples: agrupar todas as informações dos representantes comerciais num só sistema, com fluxo de aprovação, comissionamento e acompanhamento de leads. O MVP funcionou, mas rapidamente os problemas apareceram:

• Troca de equipe técnica fez parte do código ficar sem manutenção (ninguém mais sabia mexer direito)
• O sistema era “parente” do ERP da empresa, então toda atualização impactava ambos
• Nenhum dashboard gerencial atendia de verdade; parceiros pediam acesso, mas lentidão no sistema gerava desmotivação
• A evolução do programa de parceiros ficou estagnada, porque o time de TI estava focado em manter o produto principal

Resultado? Gastou-se mais tempo explicando para os parceiros porque o sistema estava “fora do ar” do que implementando melhorias de verdade.

PRM pronto: fluidez e limitações

Um SaaS para gestão em saúde migrou de uma planilha para um PRM pronto. Em menos de dois meses, já tinham das principais integrações implantadas (com CRM, marketing, ERP). Com isso:

• Puderam centralizar comunicação e gestão de programas
• Os parceiros passaram a acessar um portal exclusivo, recebendo notificações automáticas
• Dashboards individuais aumentaram o interesse dos afiliados pelo alcance de metas
• Comissões começaram a ser pagas sempre no prazo correto

O desafio, porém, foi adaptar regras muito particulares – o sistema não permitia criar determinados fluxos customizados, e parte das exceções ficaram para acompanhamento manual.

Critérios técnicos e operacionais: o que realmente pesa na escolha?

O “melhor caminho” nem sempre é o mais óbvio. A decisão passa por fatores como:

• Volume esperado de parceiros e programa de escalabilidade
• Grau de customização exigido (vale a pena personalizar tudo?)
• Capacidade e disponibilidade do time de TI para manter o sistema
• Orçamento realista (não só o custo inicial, mas a manutenção e evolução)
• Necessidade de integrações com outras ferramentas SaaS e ERP
• Requisitos de segurança, LGPD e rastreabilidade de dados
• Tempo disponível para começar a operar

Um ponto pouco debatido: o foco estratégico. Quando o time técnico foca em construir um PRM, pode deixar de avançar em inovações do produto principal, área crucial para vantagem competitiva.

Muitos líderes, após pesarem esses critérios, percebem que plataformas já testadas por outras empresas ajudam a acelerar a tração do canal, como mostram cases e recomendações de quem já impulsionou vendas com PRM.

Focar no que o time faz melhor traz mais resultado do que reinventar a roda.

Ganhos de integração, cultura e engajamento

Um ganho pouco tangibilizado das plataformas PRM é o engajamento dos parceiros via portais, gamificação e automação de comunicações. Relatórios como o da Quantum Workplace mostram que 82% dos trabalhadores remotos afirmam possuir as ferramentas adequadas para conexão com times e gestores (relatório sobre colaboração remota). Ou seja, soluções que dão autonomia aos parceiros têm mais aderência e até melhoram a reputação do programa.

Para entender a fundo os recursos de portais para parceiros, recomendo este guia sobre gestão e engajamento via portal de parceiros, fundamental para quem busca engajar e escalar o relacionamento.

Custos: quando sai mais caro o barato?

Desenvolver internamente parece promissor no início. Sem mensalidade, sem dependência de terceiros, liberdade total no roadmap do sistema. Mas:

• Custos de manutenção, suporte, testes, atualização e infraestrutura quase sempre são subestimados
• Falta de padronização gera retrabalho para todos os novos parceiros
• Correções de bugs e adaptações legais custam muitas horas de desenvolvedores (caros!)

Cálculo errado: preço da liberdade versus desgaste do time e lentidão de entrega.

Já uma plataforma PRM pronta pode parecer “cara” num comparativo superficial. Mas ao considerar os ganhos em segurança, evolução, relatórios e tempo para escalar o canal, esse custo dilui, especialmente para empresas que não possuem grandes times técnicos disponíveis, como apontam argumentos para justificar o investimento em PRM.

O relatório do Gartner mostra que empresas que adotam tecnologias inteligentes para automação de processos podem reduzir até 30% dos custos administrativos (dados sobre plataformas de autoatendimento e automação). Um benefício que nem sempre aparece na primeira estimativa orçamentária.

Conclusão: qual caminho vale a pena?

Não existe uma única resposta certeira. O ideal depende da cultura da empresa, da urgência, da maturidade do time técnico e do tamanho do canal de parceiros que se busca construir ou gerir.

Desenvolver internamente pode fazer sentido para quem tem expertise técnica, necessidades muito específicas e paciência (ou caixa) para lidar com um processo longo, sujeito a vários riscos de manutenção e integração.

Adotar um PRM pronto normalmente traz benefícios diretos para quem precisa de rapidez, sustentação de longo prazo, segurança embarcada, atualização constante e integração facilitada com outros sistemas.

O maior erro é subestimar o tempo e o custo de qualquer decisão.

Empresas que apostam em canais de vendas e parcerias bem estruturados prosperam mais rápido. E escolher o melhor caminho para gerir essa operação, seja investindo numa plataforma desenvolvida ou num PRM pronto, depende mais de autoconhecimento do que de modismo do mercado.

Quem investe energia no lado certo colhe resultados muito mais cedo.