Sua Ferramenta de Parcerias Limita o Crescimento? Veja 7 Sinais

Parcerias são combustível puro quando falamos de expansão em negócios. Não é difícil perceber o salto de empresas que investem nessa frente. Dados apresentados pela PwC mostram que 66% das organizações que buscam parcerias estratégicas veem suas inovações crescer consideravelmente. Números assim dão noção do quanto uma boa relação com canais externos e afiliados faz a diferença.

No entanto, o oposto também é verdadeiro. Se a sua ferramenta de gestão de parcerias é travada, desorganizada ou foi feita só para “quebrar um galho”, provavelmente já há consequências batendo à porta. Em pouco tempo, os reflexos disso aparecem em vendas, na motivação dos parceiros e no desempenho do canal como um todo.

Mas será que você consegue enxergar os sinais de que a sua ferramenta de parcerias está, de fato, segurando o crescimento do negócio? Neste artigo, vou listar e explicar alguns dos pontos que mais “travaram” gestores de canais ao longo do tempo. Falaremos de experiências cotidianas, situações que quase todo time de canais já viveu, e o que é possível fazer nesse cenário.

Quando a ferramenta vira obstáculo

Não existe um único tipo de ferramenta para quem trabalha com canais, afiliados e vendas indiretas. Algumas equipes ainda usam planilhas. Outras adaptaram CRMs genéricos. E outras optaram por plataformas criadas pensando nos desafios específicos desse universo de parcerias. É uma diversidade grande. Mas, independentemente da escolha inicial, há sinais que mostram que o modelo atual está travando o potencial do canal.

Ferramenta virou mais um problema do que solução? Atenção total.

A seguir, veja sete sinais que mostram quando o seu sistema, plataforma ou processo de gestão de parcerias está limitando e como reconhecer cada aspecto na prática.

1. Lentidão para ajustar comissões

Quem nunca precisou realinhar as condições comerciais com um parceiro e se perdeu em uma maratona de planilhas? Ou ficou esperando dias (quando não semanas) até que os cálculos dos percentuais, bonificações e regras específicas fossem feitos ou revisados no sistema?

• Imagine um lançamento de campanha: o time comercial quer ajustar rapidamente o percentual da comissão para um grupo de afiliados que bateu a meta. Porém, a ferramenta não permite mudanças em lote, exige uma burocracia enorme ou até depende da TI para pequenas alterações.
• Algumas ferramentas obrigam o reprocessamento manual de toda uma folha de comissionamento sempre que qualquer regra é alterada. Isso gera desgaste e atrasa o pagamento dos parceiros.

Quem já passou por isso, sabe como o clima entre os parceiros fica tenso em épocas de revisão, ninguém quer perder venda por falta de clareza ou lentidão na comissão. E a confiança, nesse cenário, vai diminuindo.

Tempo perdido em ajustes equivale a oportunidades jogadas fora.

Vale reavaliar quando a simples atualização de valores vira uma jornada cheia de obstáculos. Esse costuma ser um dos grandes motivadores para buscar plataformas especializadas em canais.

Como reconhecer esse sinal?

• Atividades de revisão de comissão que, em tese, poderiam levar minutos, mas demoram horas ou dias.
• Processos com vários intermediários para aprovar ou ajustar comissões.
• Prazos de pagamento frequentemente descumpridos por “atrasos do sistema”.

O que pode acontecer se não mudar?

Queda na motivação dos parceiros, prejuízos por erros em cálculos e até situações de retrabalho no time interno, minando a relação de confiança.

2. Dificuldade para gerar relatórios e análises

Acompanhar o desempenho do canal de vendas, rastrear as contribuições de cada parceiro e saber exatamente de onde vieram os resultados é o mínimo esperado de uma boa ferramenta.

Se você vive pedindo dados para o time técnico, algo não está certo.

Certo dia, um gerente de parcerias contou que precisava de três sistemas diferentes para compilar um único relatório. Pegava parte dos dados no CRM, buscava outros na plataforma de comissões e ainda precisava preencher manualmente as informações vindas dos parceiros.

Isso sem contar quem recorre ao Excel para juntar tudo no final, o que não raro gera erros, conflitos de versão e desencontros.

Como identificar?

• Não conseguir uma visão clara dos resultados por parceiro, grupo ou segmento.
• Relatórios que demoram dias para ficarem prontos, pois dependem de outros setores.
• Dificuldade em analisar evolução de indicadores ou até mesmo calcular “quais parceiros valem mais a pena”.

De acordo com dados divulgados pela Deloitte, empresas que têm uma cultura de colaboração mais forte conseguem extrair 30% mais resultados de seus projetos colaborativos, mas só é possível tomar decisões inteligentes com boa visibilidade e relatórios acessíveis.

Hora de buscar outra solução?

Sim, principalmente quando não saber responder rápido “quem trouxe qual resultado” impede investimentos, decisões estratégicas ou mesmo a priorização dos parceiros.

3. Permissões restritivas ou pouco seguras

Nem todo contato do parceiro deve ver tudo. Ao mesmo tempo, limitar demais acaba engessando o dia a dia. Ferramentas de parcerias básicas geralmente têm problemas ao gerenciar este equilíbrio. E, quando pecam na questão das permissões, podem abrir portas para riscos de exposição de dados sensíveis.

Pense no seguinte exemplo: você quer que o gerente do parceiro A consiga ver o resumo das vendas de sua equipe, consultar documentos, mas não acessar dados financeiros de outros parceiros. Em sistemas limitados, pode virar uma dor de cabeça criar níveis de acesso diferentes. E já vi empresas que preferiram liberar “tudo para todos” por não conseguirem organizar esse controle.

Permissões mal configuradas ameaçam a transparência e a segurança das informações.

• Parceiros acessando dados que não deveriam.
• Equipes internas com dificuldades para visualizar o que precisam, quando precisam.

Como identificar?

• Ausência de camadas e perfis flexíveis de usuários.
• Normalização de permissões genéricas “para facilitar”.
• Incidentes de acesso indevido ou exposição de documentos internos.

Soluções de mercado mais robustas implementam fluxos detalhados para prevenir esses casos. Se sua ferramenta esbarra nessas limitações, talvez seja o momento de buscar algo feito para parcerias.

4. Falhas ou riscos em segurança de dados

Permissões problemáticas já são um aspecto, mas há algo mais grave: segurança dos dados. Parcerias envolvem troca de informações sensíveis, leads, contratos, faturamento, por vezes dados de clientes que não podem vazar.

Uma brecha ou descuido, e lá se vai a confiança de todo o canal.

Soluções improvisadas, ou sistemas customizáveis feitos para outras áreas (como CRMs “quebrando o galho”) e planilhas compartilhadas aumentam muito o risco. Já se soube de casos em que um anexo sensível ficou acessível a todos os parceiros, simplesmente porque era mais fácil assim. Ou de sistemas que não tinham logs de auditoria, ou seja, depois de um incidente, era impossível saber quem mexeu em quê.

Com a LGPD em vigor e a atenção (justa) à proteção dos dados aumentando, é fundamental observar

• Ferramentas sem registro de acesso ou relatórios de alterações em dados sensíveis;
• Faltam políticas automáticas para expiração de acessos, ou remoção de usuários inativos;
• Documentos e dados são distribuídos por e-mail e grupos de mensagens, sem controle.

Quando é hora de agir?

Diante de qualquer incidente, mesmo pequeno, já vale acender o sinal amarelo. Reincidências mostram que “costuras caseiras” estão longe de seguras e o risco se multiplica quanto mais o canal cresce.

5. Falta de integração com outros sistemas

Parcerias existem em um ecossistema. Leads podem chegar pelo marketing digital, depois serem trabalhados pelo parceiro, voltarem para o administrativo, entrarem no onboarding e só então serem faturados. Se as ferramentas não conversam entre si, o controle escapa entre os dedos.

Sistemas isolados travam a colaboração e impedem escala.

Chega um momento que digitar tudo duas vezes, importar/exportar planilhas e ajustar manualmente as informações não faz mais sentido e, na verdade, cria portas para erros. Por exemplo, quantas oportunidades já se perderam porque um lead foi cadastrado no parceiro, mas nunca chegou ao time de vendas?

• Relatórios mostram números diferentes conforme a fonte;
• Integração com ERPs, CRMs, sistemas de nota fiscal e marketing é “na base do gato”;
• Dados se perdem porque não existe comunicação automática entre sistemas;

O artigo sobre integrações entre PRM e outros sistemas fundamentais traz alguns caminhos para escalar canais sem perder controle. Vale a leitura se o seu maior desafio está nesse ponto.

Como saber que a falta de integração virou gargalo?

• Caso comum: informações duplicadas ou perdidas por falha na passagem manual de dados.
• Demora para compilar dados de diferentes áreas (parcerias, vendas, financeiro, etc.).
• Processos de onboarding, faturamento ou pós-venda viram uma corrida de “coleta de informações”.

Com a automação, espera-se que integrações sejam naturais. Se não são, em breve a equipe sentirá.

6. Baixa adesão e engajamento dos parceiros

De nada adianta ter muitos parceiros cadastrados se poucos realmente interagem, compartilham informações ou acompanham resultados. Hoje, a facilidade de uso de uma plataforma (ou a falta dela) impacta diretamente o engajamento das equipes externas.

Se o parceiro evita usar a ferramenta, ela não está ajudando em nada.

Já ouvi relatos de canais onde a listagem de leads era feita em um sistema e a atualização do status em outro resultado: quase ninguém fazia o trabalho corretamente. Outros modelos exigiam tantos cliques e passos confusos que o compartilhamento de oportunidades praticamente zerou.

• Parceiros não preenchem dados porque “dá muito trabalho” ou não entendem o sistema;
• Pouca atualização de informações de clientes vindos do canal;
• Retorno lento ou ausente sobre o andamento das negociações;
• Feedback informal: parceiros reclamam da dificuldade de uso.

E há impactos reais nisso. Segundo estudo divulgado pela McKinsey & Company, empresas que estabelecem parcerias estratégicas crescem sua receita 25% mais rápido. Esse salto só acontece quando o canal inteiro “roda bem” e isso não aparece quando há baixa adesão.

O artigo explica como organizar leads e engajar parceiros do ponto de vista da gestão do relacionamento e incentivos. Uma dica: escutar o feedback do canal é imprescindível.

7. Falta de automação de processos

Por fim, é indispensável analisar o quanto o seu modelo de gestão exige tarefas manuais: envios de notificações, atualizações de status, distribuição de leads, cálculos de meta, disparo de alertas.

Tudo que precisa ser feito manualmente vira gargalo cedo ou tarde.

A automação é uma das maiores aliadas para reduzir retrabalho e dar escala. Quando ausente, o time passa horas na “correria operacional” e pouco tempo no relacionamento e estratégia. Exemplo comum: gestor de parcerias perde horas montando e enviando relatórios por e-mail a cada semana associada ao fechamento da folha de pagamentos.

• Ações críticas precisam ser feitas “na mão” por diversos membros do time;
• Notificações importantes dependem do envio manual;
• Distribuição de leads ou tarefas é manual e por vezes falha;
• Relatórios, logs e métricas só existem em planilhas paralelas.

Segundo dados de um estudo feito pela Accenture, a automação e a colaboração podem gerar até 20% mais receitas e 30% de redução nos custos operacionais. Não por acaso, empresas mais profissionais aceleram a busca por ferramentas automatizadas quando o canal começa a escalar.

Como saber se já passou da hora de buscar uma plataforma PRM

Depois de identificar mais de um dos sinais acima no dia a dia do canal, a dúvida quase sempre surge: será que já passou do momento de buscar uma solução especializada, uma plataforma de Partner Relationship Management (PRM)?

Quando o sistema trava, o canal inteiro sente.

• Se a rotina engole o time de parcerias em tarefas manuais;
• Quando a falta de integração impede o fluxo natural das informações entre áreas;
• Se dados sensíveis andam sem controle ou caem nas mãos erradas;
• Se a revisão de comissionamento vira maratona mensal e parceiros reclamam;
• Quando ninguém aguenta mais preencher relatórios para entender o que vem de cada canal;
• Ou ainda, se uma reclamação recorrente é que “o sistema trava mais do que ajuda”.

O que essas situações mostram é que as parcerias já passaram do estágio inicial. Estão maduras o suficiente para justificar a busca por uma ferramenta voltada exclusivamente à gestão de canais.

Quais benefícios esperar nessa mudança?

• Visibilidade rápida e detalhada dos resultados e indicadores relevantes para o canal;
• Painéis personalizados por parceiro e tipo de atuação;
• Automação dos processos operacionais (da captação ao comissionamento);
• Controle apurado de permissões e acessos por nível e perfil de usuário;
• Segurança, auditoria de acessos e registros de toda interação;
• Engajamento crescente dos parceiros, por facilidade de uso e incentivos claros.

O guia sobre portais para parceiros mostra alguns desses caminhos, além de detalhar boas práticas para impulsionar o engajamento.

Outras situações quase invisíveis: os sinais sutis

Nem sempre as limitações de uma ferramenta aparecem com um problema escancarado. Às vezes, estão em detalhes: a equipe já incorporou “gambiarras” a ponto de nem questionar mais. Exemplos?

• Distribuir leads entre representantes virou reunião semanal obrigatória;
• O arquivo de políticas de comissão está escondido num drive que poucos lembram;
• Documentação importante é enviada por WhatsApp, só para garantir que chega.

Essas pequenas adaptações, feitas sem perceber, corroem o potencial dos canais ao longo do tempo. Muitas empresas demoram a admitir que precisam de mudanças, talvez por pensar que “está funcionando”, talvez por medo da migração.

Pior que errar é deixar de crescer por medo de mudar.

Parcerias e crescimento: estudos e tendências

Segundo estudo da McKinsey, companhias que investem em colaboração estratégica têm 20% mais chances de superar metas de receita. Não à toa, o mercado de parcerias nunca esteve tão aquecido, startups, empresas SaaS, organizações em saúde e educação, todos buscam multiplicar canais.

Mas é preciso que as ferramentas acompanhem o ritmo. Investir em uma plataforma feita para parcerias deixa de ser um luxo, passa a ser pré-requisito para sustentar e escalar a operação.

Fica o convite para ler também o artigo sobre PRM para gestão de parceiros no B2B, onde detalhes práticos dessa transição são discutidos. Se o canal já amadureceu, o ponto de virada pode nascer na escolha da ferramenta.

Como dar o próximo passo?

Se enquanto lia este artigo, identificou mais de dois ou três dos sinais na sua operação (ou na dos seus parceiros), aproveite o momento para mapear onde estão os gargalos. Converse com outros gestores de canal. Compare as rotinas do seu time com o que o mercado vem praticando.

Artigos como o que mostra como justificar o investimento em PRM mesmo com poucos parceiros podem trazer novas perspectivas.

Não é sobre onde você está. É sobre até onde seu canal pode chegar.

Se parcerias movem sua empresa, vale investir nas ferramentas que movem as parcerias. Às vezes, tudo que impede a próxima grande conquista é uma decisão mais corajosa diante dos sinais que já estavam visíveis.