LGPD em programas de parceiros: como proteger os dados

A Lei Geral de Proteção de Dados trouxe novas responsabilidades para empresas brasileiras e seus ecossistemas de parcerias. Em conversas frequentes com clientes e parceiros, percebemos que a relação de confiança entre empresas e quem compartilha dados com elas nunca esteve sob tanto escrutínio quanto agora.

Programas de parcerias, por sua própria natureza, movimentam informações sensíveis todos os dias: leads indicados, contatos comerciais, dados de clientes e muito mais. O desafio está em garantir que esse fluxo entre diferentes organizações esteja de acordo com a legislação. Por isso, decidimos compartilhar nossos aprendizados sobre o tema.

Por que a LGPD impacta programas de parceiros?

A LGPD transformou o modo como lidamos com informações pessoais. Desde sua vigência, empresas precisam justificar o tratamento de cada dado, obter consentimento quando necessário e manter a rastreabilidade das operações.

No contexto das parcerias, isso significa que qualquer dado compartilhado com terceiros precisa ser protegido da mesma forma que dentro da empresa original. A partir desse entendimento, novas perguntas surgem: quem responde por incidentes de vazamento? O parceiro pode usar a lista de leads para outros fins? Como controlar o acesso se tudo é feito por planilhas e e-mails?

Quem é responsável pelos dados no cenário de parcerias?

A palavra-chave aqui é corresponsabilidade. A transferência de informações entre empresas institui novos papéis definidos pela LGPD:

• Controlador: Determina as finalidades e meios do tratamento de dados. Muitas vezes, é a empresa dona da base de clientes ou leads.
• Operador: Trata os dados conforme orientação do controlador. O parceiro, neste contexto, pode ser o operador – mas há situações onde também atua como controlador, dependendo da finalidade.

Em nossa experiência, essa definição tem impacto direto nas cláusulas contratuais, nos termos de uso e na matriz de risco compartilhada entre as organizações envolvidas.

Desenhar essa divisão minimiza dúvidas como: “se houver vazamento, quem responde para a ANPD?” ou “meu parceiro pode enviar ofertas para os leads que eu indiquei?”. Percepções diferentes podem gerar conflitos graves – já testemunhamos situações onde o mal entendimento desses conceitos quase custou a relação de confiança construída ao longo de anos.

Consentimento: um ponto de partida inegociável

Todo programa de parceria deve partir de um princípio: ninguém pode compartilhar dados pessoais sem um motivo legítimo e consentimento apropriado. Em outras palavras, o lead não pode simplesmente ser enviado ao parceiro sem saber que isso acontecerá.

Práticas como incluir na mensagem de cadastro ou contrato do cliente frases claras sobre compartilhamento são recomendadas:

O cliente autoriza o envio de dados para empresas parceiras, para fins de contato comercial relacionado à solução contratada.

Além disso, convém registrar quando, como e com quem o consentimento foi obtido. Não basta confiar no “acordo verbal” ou no costume. Esse registro é o que pode defender a empresa em fiscalizações ou incidentes.

Exemplos reais de riscos e incidentes

Vemos na prática que falhas de proteção de dados não ocorrem só por ataque externo. Acidentes acontecem no dia a dia dos times. Dois exemplos são bastante comuns:

• Parceiro recebendo lista de clientes por e-mail e salvando em planilhas pessoais, perdendo o controle do acesso.
• Reaproveitamento de bases: contatos de leads indicados em um canal passam a ser utilizados pelo parceiro para novas ofertas, sem consentimento do titular.

São incidentes assim que ocupam as páginas de notícias: vazamentos e usos indevidos geralmente têm origem em baixo controle de acesso e ausência de políticas claras. Pesquisas recentes mostram aumento expressivo nos vazamentos de dados no Brasil, indicando a urgência de adotar medidas concretas para proteção de informações pessoais (fonte).

Desafios práticos ao lidar com múltiplos parceiros

É comum ouvirmos relatos de empresas que compartilham dados de leads e clientes por e-mail, WhatsApp ou planilhas em nuvem. No começo, pouca gente pensa nos riscos. Mas logo vêm as dores: sumiço de informações, vazamento acidental, cópias não autorizadas…

Quando tentamos descobrir quem acessou determinado contato ou por quanto tempo manteve a planilha, simplesmente não há como saber.

Pesquisas mostram que apenas 16% das empresas brasileiras declaram estar em conformidade total com a LGPD (fonte). A dificuldade maior está, justamente, na aplicabilidade dos controles no dia a dia dos processos indiretos e no fluxo com terceiros.

Boas práticas para proteção de dados nas relações de parceria

Em nossa jornada, aprendemos que evitar riscos começa na estruturação do programa de parcerias. Algumas medidas se destacam:

• Criação de termos e contratos com cláusulas específicas sobre proteção de dados, detalhando responsabilidades, uso permitido dos dados e prazos de retenção.
• Política de acesso mínimo necessário: o parceiro só visualiza os dados indispensáveis para sua atuação, com restrição por papel e finalidade.
• Processos padronizados de revogação e exclusão de dados quando um parceiro encerra a relação, incluindo auditorias e comunicação ao titular.
• Uso de sistemas com controle de permissões, logs de atividades e segregação de informações, reduzindo o risco que planilhas e e-mails representam.

Essas práticas não nascem prontas. Em muitos casos, passamos por adaptações e aprendizados a cada novo incidente ou solicitação dos próprios clientes. O segredo está em revisar os processos sempre que surgir um novo canal ou parceiro.

Papéis e responsabilidades: a importância da clareza contratual

Por experiência, notamos que times jurídicos e de compliance precisam atuar juntos desde o início da relação. Toda documentação deve deixar claro quem responde por cada etapa do tratamento de dados dentro do fluxo de parceiros.

Por exemplo, o contrato pode prever:

• Limitação de uso dos dados apenas para atividades acordadas;
• Obrigação de informar incidentes de segurança no prazo máximo;
• Obrigação de excluir dados a pedido do titular ou ao fim da parceria.

A ausência desses itens compromete tanto a segurança jurídica quanto a confiabilidade da parcerias.

Quando o parceiro deixa o programa: fim seguro do ciclo de dados

Pouca atenção se dá ao encerramento do ciclo de vida da informação. Encerrar a relação com um parceiro não significa que as informações compartilhadas deixam de existir automaticamente.

É responsabilidade mútua garantir que, ao fim da parceria:

• Todos os dados compartilhados sejam eliminados ou devolvidos conforme combinado;
• Quaisquer backups ou registros remanescentes sejam rastreáveis para eventual auditoria;
• O parceiro confirme formalmente a destruição ou devolução das informações.

A auditoria desse processo é fundamental para que a empresa prove aos órgãos reguladores que não há continuidade do uso dos dados após o fim da relação.

Quando falhamos nesse momento, abrem-se precedentes para vazamentos posteriores, má utilização de listas ou contatos – episódios que impactam não só a reputação, como também trazem sanções administrativas.

Controles técnicos: além do contrato, a tecnologia reforçando a segurança

Em nossas conversas com empresas de tecnologia e times comerciais, percebemos que só uma política forte não basta. A implementação de sistemas digitais para gerenciar parceiros facilita o controle de acesso, de permissões e da rastreabilidade.

Soluções com logs de atividades e trilhas de auditoria permitem saber “quem fez o quê, quando e por quê?” Um pedido de acesso, alteração ou exclusão fica registrado para eventual consulta.

Essas soluções dificultam fraudes, minimizam incidentes acidentais e servem como prova de boas práticas em auditorias e processos junto à ANPD.

Se você deseja conhecer casos e dicas práticas sobre segurança de dados em parcerias ou se interessa sobre governança da informação em ecossistemas de parceiros, sugerimos a leitura desses conteúdos complementares.

Capacitação contínua: cultura de privacidade entre equipes e parceiros

Outro ponto relevante, frequentemente negligenciado, é o treinamento constante das equipes internas e dos parceiros. Enganos são mais comuns quando as pessoas não compreendem a gravidade do ato de encaminhar uma planilha por e-mail ou de duplicar contatos para finalidades não previstas.

Um levantamento de 2020 identificou que apenas 29% das empresas contam com um programa de conscientização contínua para lidar com a LGPD, enquanto 46% promovem apenas ações pontuais (fonte).

Reforçamos em nossas iniciativas que, além dos manuais e contratos, as pessoas precisam reconhecer o valor dos dados, identificar o que é dado pessoal e entender o limite de uso estabelecido pela relação de parceria.

• Encontros periódicos de treinamento;
• Simulações de incidentes para testar respostas;
• Materiais visuais objetivos, facilitando o entendimento das políticas internas;
• Prêmios ou reconhecimentos para boas práticas reportadas espontaneamente.

A experiência mostra: quanto mais próximo o diálogo com o parceiro, menor o risco de uso indevido e mais fácil a adequação à legislação.

Como lidar com múltiplos tipos de parceiros e diferentes níveis de maturidade

O ecossistema de canais inclui revendedores experientes, afiliados digitais, influenciadores, creators e comunidades – cada qual com níveis distintos de estrutura e entendimento de privacidade.

De modo geral, a maturidade em gestão de dados varia bastante de um parceiro para outro. Enquanto empresas maiores costumam já ter áreas de DPO (Data Protection Officer), muitos parceiros menores desconhecem os detalhes da LGPD ou não possuem meios para a correta guarda das informações.

Por isso, segmentamos as políticas e comunicados por perfil de parceiro:

• Materiais educativos customizados;
• Checklist prático para onboarding de novos parceiros;
• Monitoramento mais próximo nos primeiros meses de relacionamento;
• Revisão das permissões e acessos conforme a evolução do canal.

Assim, criamos uma relação mais transparente, em que cada parceiro entende exatamente quais dados pode tratar, para quê e até quando.

Indicamos também conteúdos que abordam os desafios de compliance em canais B2B e as nuances da ética e regulamentação em parcerias.

Dores do modelo tradicional: planilhas e comunicação dispersa

Voltando ao início, uma das dores mais relatadas é o uso de controles frágeis, por planilhas, e-mails e grupos diversos. Quando o responsável pelo programa de parceiros tenta responder perguntas como “quem acessou este lead?”, “quantos parceiros tiveram contato com essa base?” ou “essa informação já foi compartilhada?”, simplesmente não há resposta confiável.

Sistemas descentralizados e ausência de logs alimentam a insegurança, aumentam o risco de incidentes e dificultam o atendimento a pedidos dos titulares dos dados.

Quando sugerimos a estruturação do programa de gestão de parcerias, sempre incluímos:

• Adoção de ferramentas com registro de acessos (logs);
• Autenticação forte para diferentes tipos de usuário;
• Camadas de permissão customizáveis por perfil de parceiro;
• Automação dos processos de entrada e saída, evitando a transferência manual de planilhas.

São medidas que, na prática, criam uma trilha de responsabilidade e permitem rastrear rapidamente qualquer movimentação, além de trazer mais previsibilidade ao fluxo.

Como iniciar a adaptação da sua operação às exigências da LGPD?

Em nosso entendimento, o primeiro passo é mapear todo o fluxo de dados dentro do ecossistema de parceiros: que informações são compartilhadas, por quais meios, com quais finalidades e por quanto tempo ficam disponíveis.

Depois, é hora de:

• Revisar contratos e termos, alinhando-os à legislação;
• Implantar políticas de consentimento específicas para fluxos indiretos de dados;
• Selecionar tecnologias que permitam controle e rastreabilidade da informação;
• Engajar todo o time, incluindo parceiros, em ações contínuas de capacitação.

Vale reforçar que o processo é contínuo e inclui ajustes a cada novo parceiro, novo canal ou atualização da legislação. Um programa de parcerias que se adapta com agilidade reduz riscos e fortalece sua reputação.

Reforçando a relevância do compliance para o crescimento dos canais

Conformidade com privacidade não é só um diferencial competitivo, mas critério para sustentabilidade do negócio. Empresas que estruturam programas de canais atentos à legislação conseguem escalar com segurança e confiança.

Para aprofundar sua visão, recomendamos nosso guia de gestão de parcerias para times B2B.

Conclusão

À medida que ampliamos nosso ecossistema de parcerias, precisamos encarar a LGPD não como obstáculo, mas como base para uma relação transparente e segura com todos que compartilham informações conosco. A construção de processos sólidos, treinamento contínuo e o uso atento da tecnologia são pilares que nos protegem de incidentes e fortalecem as relações de longo prazo.

Programas de parceiros bem estruturados não são só resposta à legislação, mas sinal de respeito com toda a cadeia de confiança. Para nós, esse é o caminho para crescer em conjunto, sem abrir mão da segurança e transparência.

Perguntas frequentes sobre LGPD em programas de parceiros

O que é LGPD para parceiros?

A Lei Geral de Proteção de Dados aplica-se a qualquer fluxo em que dados pessoais de titulares sejam tratados – inclusive em programas que envolvem múltiplos parceiros comerciais. Para parceiros, a LGPD determina que qualquer informação recebida, tratada ou compartilhada esteja protegida de acordo com princípios como finalidade, necessidade, transparência e consentimento do titular.

Como aplicar a LGPD em parcerias?

A aplicação da LGPD em parcerias começa com contratos e políticas claras sobre uso, compartilhamento e proteção das informações. É preciso mapear o fluxo de dados, definir quem será controlador e operador, e garantir práticas como o consentimento formal do titular, restrição de acessos, monitoramento por logs, além do processo de exclusão de dados ao final da parceria.

Quais dados podem ser compartilhados entre parceiros?

Somente dados estritamente necessários e com finalidade legítima definida podem ser compartilhados. Isso inclui leads indicados, contatos comerciais e informações vinculadas à atuação daquele parceiro, sempre com consentimento do titular e registro formal desse compartilhamento. O uso para outras finalidades é proibido.

Como proteger informações de parceiros na LGPD?

A proteção passa por contratos específicos, uso de sistemas com controle de acesso (permissões), armazenamento seguro, aplicação do princípio do mínimo necessário e auditorias regulares. Implantar logs de atividade e processos automatizados reforça a rastreabilidade. Também é fundamental promover treinamentos contínuos para os times envolvidos e parceiros externos.

Quais são os riscos de não cumprir a LGPD?

Os riscos incluem vazamento de dados, uso indevido de informações por parceiros, danos reputacionais, perdas comerciais e penalidades legais – como multas e sanções administrativas aplicadas pela ANPD. Casos noticiados de incidentes demonstram que até pequenos descuidos podem gerar grandes prejuízos para o negócio e seus clientes.