Checklist: 30 perguntas para avaliar se você precisa de um PRM

Sabemos que muitos líderes sentem que “algo está fora do lugar” na gestão de canais, mesmo quando os resultados ainda não pioraram. As dúvidas geralmente surgem quando a operação começa a ganhar volume ou complexidade. Será que precisamos investir em uma plataforma PRM? Esse é um questionamento natural, mas a resposta só aparece com clareza quando temos um diagnóstico preciso dos desafios do dia a dia.

Por isso, decidimos construir um checklist. Nossa proposta aqui não é convencer, mas oferecer um roteiro honesto para avaliar se a falta de tecnologia está gerando riscos, retrabalho ou limitações ao crescimento. Dividimos as perguntas em cinco áreas que, na nossa vivência, são as maiores fontes de dores: gestão de parceiros, operação comercial, comissionamento, comunicação e analytics.

Perguntas diretas, respostas sinceras: só assim conseguimos enxergar onde estão os reais gargalos e quando chega a hora de levar o tema da profissionalização para a mesa.

Gestão de parceiros: organização ou caos invisível?

A base para qualquer programa de parcerias sustentável é saber exatamente quem são seus parceiros, qual o perfil de cada um e em que momento da relação estão. Apesar disso, ainda é comum vermos empresas que perdem controle após o quinto ou décimo parceiro ativo.

• Você consegue listar todos os parceiros ativos e inativos em até cinco minutos?
• Se um executivo sair amanhã, temos um histórico acessível da relação com cada parceiro?
• Conseguimos identificar rapidamente qual parceiro é revendedor, afiliado, influenciador ou outro perfil?
• Sabemos quem está em fase de onboarding, quem gerou indicações e quem está inativo?
• Temos processos padronizados para prospecção, cadastro e formalização dos nossos parceiros?
• Os contratos, políticas comerciais e documentos estão organizados em um local seguro e fácil de acessar?

Se responder “não” para essas perguntas, podemos estar expostos a riscos de perda de informações, dependência de pessoas-chave e até falta de governança sobre regras comerciais.

Operação comercial: enxergamos o funil dos canais?

O funil comercial dos parceiros precisa ser tão visível quanto o funil da equipe de vendas direta. Sem esse acompanhamento, as oportunidades somem, leads ficam esquecidos e as melhores estratégias se perdem entre planilhas.

• Sabemos quantos leads cada parceiro gerou no último mês – e qual foi a taxa de conversão real?
• As etapas do funil (indicado, qualificado, negociação, venda) ficam registradas ou são perdidas em conversas isoladas?
• Temos um ranking dos parceiros mais ativos nos diferentes perfis?
• Conseguimos segmentar campanhas, treinamentos e materiais de acordo com as fases do funil dos parceiros?
• Somos avisados automaticamente quando um parceiro atinge uma meta ou nível de engajamento?
• Sabemos quanto tempo demora, em média, da indicação à venda efetiva por canal?

Negligenciar o acompanhamento comercial tira completamente a previsibilidade do crescimento por canais.

Comissionamento e financeiro: cálculo ou adivinhação?

Um dos pontos críticos revela-se na hora de remunerar os canais. Lentidão, erros, controles manuais e falta de clareza abrem espaço para desmotivação, desentendimentos e, em casos extremos, perda de parceiros estratégicos.

• O cálculo de comissão mensal leva menos de uma hora, ou é uma saga envolvendo várias planilhas?
• Temos parametrização diferente de comissões para revendas, afiliados, influenciadores e indicadores?
• Se um cliente cancela, a política de clawback (estorno de comissão) é clara e automatizada?
• Pagamentos e bônus são agendados e conferidos de forma automática?
• Sabemos exatamente quais parceiros ainda têm valores pendentes ou pagamentos em aberto?
• A auditoria dos repasses é possível em poucos cliques?

Quando as respostas para essas perguntas apontam morosidade e controles paralelos, a margem de erro salta e o risco de fraudes ou insatisfação também aumenta.

Comunicação: histórico centralizado ou perda de contexto?

A comunicação se fragmenta facilmente em empresas com múltiplos canais. Conversas importantes ficam espalhadas em e‑mails, mensagens de WhatsApp e plataformas avulsas, gerando confusão e retrabalho.

• Todo o histórico de interações (negociação, onboarding, suporte) está centralizado por parceiro?
• Temos registro de todas as aprovações, trocas de documentos ou orientações passadas ao canal?
• Se dois gestores diferentes acessarem o sistema, conseguem entender rapidamente o contexto de cada parceiro?
• Os comunicados, campanhas e convites para treinamentos alcançam todos os canais sem ruídos?
• Mensagens importantes são formalizadas por e‑mail ou ficam restritas a grupos de WhatsApp?
• Conseguimos auditar a comunicação para identificar falhas e rastrear decisões em caso de dúvidas?

Quando cada conversa vive em um ambiente, se perde não só tempo, mas também conhecimento. O risco de retrabalho e de decisões desalinhadas cresce rápido.

Analytics: conhecemos nossos top performers?

Empresas que dependem de canais precisam de dados claros para entender performance, identificar gargalos e, principalmente, corrigir rumos antes que os resultados decepcionem. Estudos sobre automação de processos indicam que 73% das empresas utilizam alguma iniciativa tecnológica para aprimorar eficiência, sendo que 50% já enxergam melhorias relevantes em uso do tempo e vantagem competitiva (fonte).

• Visualizamos facilmente os melhores canais mês a mês?
• Temos relatórios consolidados sobre conversão, vendas, recorrência e churn por parceiro?
• É possível cruzar o desempenho de campanhas, treinamentos e materiais enviados?
• Sabemos quem está “no limite” de churn, engajamento ou inatividade?
• Existe integração entre funil, comissionamento e performance em um único painel?
• Temos indicadores que ajudam a identificar tendências, prever picos e planejar o crescimento?

Quando o acesso a dados depende de múltiplos relatórios e planilhas, gastamos tempo demais para tomar decisões e eventualmente negligenciamos parceiros promissores sem perceber.

Checklist: resumo das 30 perguntas para autodiagnóstico

Reunimos as perguntas dos tópicos anteriores para facilitar o seu autodiagnóstico. Use este checklist com sinceridade, marcando cada “não” como um ponto de atenção que pode atrapalhar o crescimento dos seus canais:

1. Você consegue listar todos os parceiros rapidamente?
2. Existe histórico acessível da relação com cada parceiro?
3. Sabe diferenciar perfis (revenda, afiliado, etc.) de forma clara?
4. Identifica o status de cada parceiro (onboarding, indicação, inativo)?
5. Usa processos padronizados para cadastro e onboarding?
6. Contratos e documentos estão centralizados e seguros?
7. Tem controle sobre os leads gerados por parceiro por período?
8. Registra todo o funil dos canais?
9. Possui ranking dos melhores parceiros?
10. Segmenta campanhas, treinamentos e materiais conforme o funil?
11. Recebe alertas automáticos de metas e níveis?
12. Mede a velocidade entre indicação e venda?
13. Leva menos de uma hora para calcular todas as comissões?
14. Aplica regras diferentes de comissão por perfil?
15. Tem políticas de estorno (clawback) automatizadas?
16. Pagamentos e bônus são automáticos?
17. Sabe quem tem pagamentos pendentes sem abrir múltiplas planilhas?
18. Audita os repasses em poucos cliques?
19. Centraliza todo o histórico de comunicação por parceiro?
20. Registra todas as aprovações e decisões sobre parceria?
21. Diferentes gestores acessam facilmente o contexto de cada canal?
22. Os comunicados chegam sem ruídos para todos os parceiros?
23. Mensagens importantes são formalizadas e rastreáveis?
24. É possível auditar processos de comunicação?
25. Visualiza ranking dos canais de alta performance?
26. Tem relatórios claros de conversão, vendas e churn?
27. Cruza dados de campanhas, treinamentos e materiais com performance?
28. Identifica rapidamente parceiros em risco de churn ou inatividade?
29. Integra funil, comissionamento e performance em um único painel?
30. Tem indicadores que ajudam no planejamento do crescimento?

Quanto mais “não” aparecer no seu diagnóstico, maior a chance de estar perdendo tempo, dinheiro e oportunidades.

O custo da desorganização: não enxergar é não crescer

Segundo relatório sobre IT Service Management, 78% das empresas brasileiras já apostaram em automação nos últimos anos; porém, 26% ainda relatam desafios para concretizar resultados reais pela falta de conhecimento ou sistemas adequados (dados de pesquisa).

Quando os controles são separados por planilha, nos limitamos a apagar incêndios. Não há espaço para análise preditiva, tampouco para engajar os parceiros mais estratégicos. O crescimento por canais exige clareza total na jornada, métricas confiáveis e operação fluida, só assim conseguimos garantir previsibilidade de receita sem sofrer com desgaste interno.

Empresas que ignoram os sinais de desorganização acabam gastando mais com retrabalho e perdendo diferenciais competitivos para quem já apostou em automação e gestão unificada.

Quando a tomada de decisão não pode mais esperar

Mesmo que a intenção de investir em marketing cresça, uma pesquisa recente aponta que 55,7% das empresas B2B ainda têm dúvidas sobre o cumprimento de metas por falta de controle ou visibilidade de dados (pesquisa sobre investimentos em marketing).

O ciclo de vendas por canais é cada vez mais longo e competitivo. No cenário B2B, apenas 40% afirmam conseguir medir o valor de tempo de vida do cliente (CLV), enquanto 44% priorizam aquisição e apenas 18% trabalham ativamente retenção, mesmo sabendo que um pequeno aumento em retenção pode causar forte impacto nos lucros (trabalho de tendências B2B).

Tomar decisões sem dados concretos é aceitar crescer no escuro. E crescer no escuro custa caro.

Indicadores de que chegou a hora de usar uma plataforma de gestão de parceiros

Nossa experiência demonstra que o momento de investir em uma solução específica geralmente chega quando pelo menos três destes fatores aparecem juntos:

• A empresa já tem ou projeta chegar próximo de 20 parceiros ativos, ou mais;
• O modelo de comissionamento envolve regras diferenciadas, recorrência e múltiplos clusters de parceiros (afiliados, indicações, influenciadores e revendas);
• Existem ciclos longos de vendas e onboarding que dependem de vários touchpoints, multiplicando o risco de perda de informações;
• Materiais, treinamentos e campanhas precisam ser customizados para públicos diferentes, mas a distribuição ainda é manual;
• O tempo para calcular e auditar comissionamentos já passou de uma hora por mês;
• Os gestores sentem que a empresa pode vender mais por canais, mas não conseguem enxergar onde estão os gargalos ou oportunidades.

Quando o volume de parceiros cresce, o improviso deixa de ser solução.

Se você percebeu padrões semelhantes no seu dia a dia, sugerimos aprofundar o tema. Indicamos estudar o que é um sistema PRM, conhecer as diferenças entre PRM e CRM e entender os primeiros passos para adotar uma solução sem perder vendas. Há também respostas para dúvidas comuns de gestores que desejam dar esse salto agora.

Perguntas frequentes sobre PRM

O que é um sistema PRM?

Um PRM (Partner Relationship Management) é um sistema focado na gestão estruturada da relação com parceiros, cobrindo desde prospecção e onboarding até remuneração, campanhas, comunicação e análise de performance. Ao contrário dos CRM tradicionais, é desenhado para operações indiretas, onde canais são o centro da estratégia e não apenas intermediários.

Como saber se preciso de PRM?

Sugerimos observar sinais como: crescimento do número de parceiros, aumento da complexidade nas regras de comissão, dificuldades em ter indicadores consolidados e clima de retrabalho ou insegurança na comunicação. Se mais de 30% das perguntas do nosso checklist tiveram resposta negativa, é prudente iniciar o estudo de novas ferramentas.

Quais empresas devem usar um PRM?

Empresas de SaaS, tecnologia, edtechs, fintechs, healthtechs, serviços B2B ou vendas recorrentes que têm múltiplos canais e lidam com perfis variados de parceiros (revendas, afiliados, influenciadores, indicações, comunidades) normalmente têm alto ganho ao incorporar uma solução de PRM.

Vale a pena investir em PRM?

Depende do volume e da complexidade da gestão de canais. Quando esses fatores aumentam, a plataforma deixa de ser gasto e vira investimento, pois reduz erros, retrabalho e dá visibilidade para multiplicar resultados. Relatórios apontam aumento de até 25% em eficiência operacional em quem aposta em automação integrada às rotinas dos canais.

Quanto custa implementar um PRM?

Valores variam conforme número de parceiros, integrações desejadas e módulos contratados, mas normalmente o investimento inicial é diluído rapidamente pela redução de tempo do time e pela diminuição de erros. Existem diversos modelos, do SaaS por assinatura ao “pay as you grow”. Sugerimos avaliar custos sempre considerando o que será economizado com processos mais rápidos e seguros. Quem quer entender melhor como adotar sem perder nas vendas pode consultar nosso guia detalhado sobre como adotar um PRM sem riscos para vendas.